Разработка электронных архивов документов – Soft Xpansion Ukraine
Получить консультацию: +380 43 250-71-40
Заказать обратный звонок

Совокупность документов – информационная основа деятельности любой организации. Современный электронный архив, без преувеличения, играет одну из базовых ролей документооборота организации. Выполняя функцию централизованного хранилища разнородных документов, архив электронной документации обеспечивает в первую очередь:

  • Надежную систему архивного хранения огромного объема документов и четкую структуру архива
  • Возможности автоматизированной обработки текущих документов, полученных из различных источников
  • Быстрый поиск и удобный доступ к электронным документам по всей структуре организации (включая удаленные отделения и обособленные подразделения)
  • Возможность оперативной подготовки и тиражирования больших массивов типовых бумажных документов для рассылки населению

На сегодня документооборот современного предприятия составляет большое количество документов. Огромное количество документов, накопленных десятилетиями, хранится в пыльных архивах, с трудом поддается учету. Работать с таким массивом бумажной документации очень сложно: и работники, и граждане устают от «бумажной волокиты», затягивается решение дел, возникают конфликтные ситуации.

Внедрение архива электронной документации призвано устранить большинство проблем, связанных с традиционным бумажным документооборотом, и позволит:

  • Эффективно справляться с интенсивным потоком документов
  • Значительно упростить работу с архивными документами и ускорить процессы обработки документов
  • Снизить затраты на хранение документов
  • Обеспечить надежное хранение, удобный и быстрый поиск и доступ к документам
  • Иметь актуальную документацию во всех территориально удаленных структурных подразделениях организации
  • Получить возможность работы с одним документом одновременно нескольким пользователей (в том числе и удаленных)
  • Обеспечить возможность удаленной работы с информацией
  • Существенно сократить непроизводительные траты времени сотрудников на поиск документов
  • Повысить управляемость организации
  • Автоматизировать подбор документов по названиям, тематике, версиям, авторам и другим критериям
  • Использовать автоматическую инвентаризацию архивных фондов и проверку полноты документации и соответствия нормам
  • Упростить процессы подготовки и передачи документов вышестоящим органам или смежным организациям/подразделениям
  • Исключить потери из-за случайного или умышленного удаления/искажения документов

ВОЗМОЖНОСТИ АРХИВА ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Сканирование, оцифровка, распознание и импорт документов

В электронный вид могут быть автоматизированно переведены значительные объемы бумажных документов. Для выполнения операций сканирования, оцифровки, распознания, верификации и импорта данных в электронный архив используются прогрессивные программно-аппаратные решения.

Сортировка и маршрутизация

Уже на этапе сканирования Вы можете провести автоматическую сортировку документов по каталогу архива. Для этого при распознавании типовых документов задаются определенные поля (тип документа, название, автор и т.п.) и устанавливаются маршруты их отправки в определенные разделы архива и/или отправка определенным пользователям.

Управление электронным архивом

Классификатор электронного архива легко настраивается под конкретную организацию. Все архивные и текущие документы поступают в заданные разделы каталога. Это может осуществляться в ручном или автоматическом режиме. Для этого в помощь сотрудникам существует специальный пользовательский интерфейс для работы с хранилищем архива электронной документации. С помощью данного интерфейса можно создавать и сопровождать систему каталогов, осуществлять ввод и классификацию новой информации в архиве, организовывать доступ к информации внешних пользователей.

Надежность и безопасность

  • Надежное хранение документов – наличие систем резервного копирования и восстановления данных
  • Исключение износа/потерь оригиналов бумажных документов
  • Обеспечение целостности информации, в том числе возможность хранения всех версий документов
  • Возможность шифрования
  • Регламентация прав доступа к документам
  • Возможность восстановления и просмотра архивных удаленных документов
  • Регистрация и хранение всех действий с конкретным документом (кто, когда и какие действия производил)
  • Защита от несанкционированного доступа к документам, умышленного или случайного уничтожения информации.

Объемы архивной информации и текущего документооборота

Зачастую основными проблемами документооборота больших организаций являются колоссальные объемы документов, накопленных десятилетиями и объемный текущий поток документов. Наши решения разработаны с учетом специфики документооборота и объемов архивного хранения в таких организациях и предназначены не только для работы с архивом, но и для текущего документооборота организации.

Территориальная распределенность

Практически все организации – это сеть территориально распределенных объектов в областях, городах, районах. Внедрение архива электронной документации в таком случае позволяет достаточно быстро синхронизировать общую базу: документ, введенный в архив в одном учреждении, сразу становится доступен всем разрешенным пользователям всей организации.

Оценка и анализ документов

Многим организациям периодически приходится проводить анализ документации, оценивать ее полноту и соответствие существующим нормам. Благодаря систематизированной информации в электронном архиве, любой анализ можно провести достаточно быстро, без существенных затрат и делать это в любое время. Более того, в комплексе с приложениями по обработке информации электронный архив позволит получать данные для подготовки бумажных документов, отправляемых обычной почтой.

Доступ к архиву

Документы переведены в электронный вид и структурированы в системе каталогов. Теперь Вы можете быстро и удобно искать любые документы. Вы можете в ручном режиме искать документы в разделах каталога или осуществлять расширенный поиск по метаданным, или выполнять контекстный поиск.

Это не полный перечень всех возможностей и технических особенностей архива электронной документации. При разработке электронного архива специалисты учитывают требования конкретной организации. Компания «Софт Экспаншен Украина» предлагает создание электронных архивов на базе платформ Alfresco, Docsvision, EMC Documentum, Microsoft SharePoint.

Форма заявки


Узнайте стоимость автоматизации вашего проекта уже сегодня