Львівська міська рада – Soft Xpansion Ukraine
Отримати консультацію: +380 43 250-71-40
Замовити зворотній дзвінок

Опис:

Упровадження системи «Електронної системи управління документами і записами для Львівської міської ради». Система розроблена і впроваджена компанією «Софт Експаншен Україна» на базі платформи Alfresco і складається з таких модулів:

  • Діловодство: опрацювання вхідних документів, вихідних документів, внутрішньої кореспонденції, організаційно-розпорядчих документів, формування електронного архіву документів, контроль виконання резолюцій тощо;
  • Обробка звернень громадян, отриманих поштою, електронною поштою, через портал або під час особистого прийому;
  • Центр надання адміністративних послуг: прийом громадян і юридичних осіб із запитами стосовно надання адмінпослуг, їх обробка і надання певних документів і дозволів;
  • Ведення кадрів та кадрової документації;
  • Календар подій. Завдяки цьому функціоналу можна планувати наради і заходи, перевіряти наявність вільних ресурсів і часу, та бронювати їх.
  • Особистий прийом громадян посадовцями. Дозволяє планувати запис на прийом, створювати доручення і документи безпосередньо з кабінету прийому.

Роботи були виконані в межах міжнародного проекту «Підтримка електронного урядування в Україні» за фінансової підтримки уряду Швеції в особі Шведського Агентства міжнародного співробітництва та розвитку «Sida» і за участю естонської неурядової організації «Академія електронного урядування». Також у межах проекту ця система була впроваджена в Івано-Франківській обласній державній адміністрації, міських радах Івано-Франківська та Калуша.

Результати впровадження:

  • 1 200 користувачів системи
  • Автоматизація процесів обробки вхідної та вихідної кореспонденції, звернень громадян, внутрішніх документів, наказів, протоколів, розпоряджень і нормативно-правових документів, які передбачають: створення, реєстрацію, узгодження, підписання, резолюції, виконання, контроль термінів та інше.
  • Автоматична генерація реєстраційних номерів документів згідно із заданими правилами і номенклатурі справ
  • Функціонал ЦНАП:
    • Автоматичне формування друкованої форми заяви на підставі введених даних про заявника та обрану адмін. послугу.
    • Автоматичне формування переліку необхідних документів залежно від обраної адмін. послуги.
    • Автоматичне формування друкованої форми прийнятих від заявника документів.
    • Сканування документів безпосередньо з електронної картки і автоматична прив’язка до неї (без проміжного збереження на локальний диск).
    • Автоматична розсилка email-повідомлень і СМС-повідомлень (із Системи), інформує заявника про виконання адміністративної послуги.
  • Автоматизація процесів внутрішнього листування між структурними підрозділами міської ради
  • Автоматизоване узгодження проектів документів із можливістю вибору: паралельне або послідовне
  • Автоматизація процесів сканування, обробки, зберігання та пошуку документів
  • Організація надійного електронного архіву документів
  • Контроль виконання резолюцій і доручень
  • Багаторівневе делегування резолюцій і доручень
  • Функціонал «Керівник-Помічник»
  • Функціонал Заміщення співробітника на час його відсутності
  • Функціонал створення нарад та інформування запрошених учасників
  • Функціонал створення документів за підготовленим шаблоном в MS Word
  • Інформування користувачів про стан документів і доручень за допомогою СМС та/або email
  • Багатокритеріальний пошук за реквізитами карток документів і завдань
  • Автоматизоване формування звітів і статистичних даних на основі пошуку документів
  • Зберігання та актуалізація інформації щодо контрагентів, організаційну структуру міської ради, нормативно-довідкової інформації
  • Збереження різних версій документів
  • Автоматизована система запису громадян та ведення прийому посадовими особами
  • Ефективне планування заходів та зручне резервування ресурсів
  • Функціонал для співробітників відділу кадрів:
    • Ведення карток співробітників із повною інформацією про кожного співробітника
    • Окремий архів карток звільнених співробітників
    • Робота з деревом організаційної структури

Форма заявки


Дізнайтеся вартість автоматизації вашого проекту вже сьогодні


РІШЕННЯ І ПОСЛУГИ