Електронний документообіг організації - Soft Xpansion Ukraine
Отримати консультацію: +380 43 250-71-40
Замовити зворотній дзвінок


Сукупність документів – інформаційна основа діяльності будь-якої організації. Сучасний електронний архів, без перебільшення, відіграє одну з базових ролей електронного документообігу організації.

Виконуючи функцію централізованого сховища різнорідних документів, архів електронної документації забезпечує насамперед:

  • Надійну систему архівного зберігання величезного обсягу документів і чітку структуру архіву
  • Можливості автоматизованої обробки поточних документів, отриманих із різних джерел
  • Швидкий пошук і зручний доступ до електронних документів по всій структурі організації (включаючи віддалені відділення та відокремлені підрозділи)
  • Можливість оперативної підготовки та тиражування великих масивів типових паперових документів для розсилки населенню

Сьогодні документообіг сучасного підприємства становить велику кількість документів. Величезна кількість документів, накопичених десятиліттями, зберігається в запилених архівах, насилу піддається обліку. Працювати з таким масивом паперової документації дуже складно: і працівники, і громадяни втомлюються від «паперової тяганини», затягується вирішення справ, виникають конфліктні ситуації.


Упровадження архіву електронного документообігу усуває більшість проблем, пов’язаних із традиційним паперовим документообігом, і дозволяє:

  • Ефективно опрацьовувати інтенсивний потік документів
  • Значно спростити роботу з архівними документами і прискорити процеси обробки документів
  • Знизити витрати на зберігання документів
  • Забезпечити надійне зберігання, зручний та швидкий пошук і доступ до документів
  • Мати актуальну документацію у всіх територіально віддалених структурних підрозділах організації
  • Отримати можливість роботи з одним документом одночасно кільком користувачів (у тому числі й віддалених)
  • Забезпечити можливість віддаленої роботи з інформацією
  • Істотно скоротити непродуктивні витрати часу співробітників на пошук документів
  • Підвищити керованість організації
  • Автоматизувати підбір документів за назвами, тематикою, версіями, авторами та іншими критеріями
  • Використовувати автоматичну інвентаризацію архівних фондів і перевірку повноти документації та відповідності нормам
  • Спростити процеси підготовки та передачі документів вищих органів або суміжних організацій/підрозділів
  • Виключити втрати через випадкове або навмисне видалення/спотворення документів

МОЖЛИВОСТІ АРХІВУ ЕЛЕКТРОННОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ


Сканування, оцифрування, розпізнання та імпорт документів

В електронний вигляд можуть бути автоматизовано переведені значні обсяги паперових документів. Для виконання операцій сканування, оцифрування, розпізнання, верифікації та імпорту даних в електронний архів використовуються прогресивні програмно-апаратні рішення.

Сортування і маршрутизація

Уже на етапі сканування Ви можете здійснити автоматичне сортування документів в каталозі архіву. Для цього при розпізнаванні типових документів задаються певні поля (тип документа, назва, автор тощо) і встановлюються маршрути їх відправки у певні розділи архіву і/або відправка певним користувачам.

Управління електронним архівом

Класифікатор електронного архіву легко налаштовується під конкретну організацію. Усі архівні та поточні документи надходять в задані розділи каталогу. Це може здійснюватися в ручному або автоматичному режимі. Для цього на допомогу співробітникам існує спеціально призначений для користувача інтерфейс

для роботи зі сховищем архіву електронної документації. За допомогою цього інтерфейсу можна створювати і супроводжувати систему каталогів, здійснювати введення і класифікацію нової інформації в архіві, організувати доступ до інформації зовнішніх користувачів.

Доступ до архіву

Документи переведені в електронний вигляд і структуровані в системі каталогів. Тепер Ви можете швидко і зручно шукати будь-які документи. Ви можете в ручному режимі шукати документи в розділах каталогу або здійснювати розширений пошук за метаданими, або виконувати контекстний пошук.

Обсяги архівної інформації та поточного документообігу

Найчастіше основними проблемами документообігу великих організацій є колосальна кількість документів, накопичених десятиліттями та значний обсяг поточних документів. Наші рішення розроблені з урахуванням специфіки документообігу та обсягів архівного зберігання в таких організаціях і призначені не тільки для роботи з архівом, але й для поточного документообігу організації.

Територіальна розподіленість

Практично всі організації – це мережа територіально розподілених об’єктів в областях, містах, районах. Упровадження архіву електронної документації в такому випадку дозволяє досить швидко синхронізувати загальну базу: документ, уведений в архів в одній установі, відразу стає доступний усім дозволеним користувачам цієї організації.

Оцінка та аналіз документів

Багатьом організаціям періодично доводиться проводити аналіз документації, оцінювати її повноту та відповідність наявним нормам. Завдяки систематизованій інформації в електронному архіві, будь-який аналіз можна здійснити досить швидко, без істотних витрат і робити це в будь-який час. Більш того, в комплексі з додатками щодо обробки інформації електронний архів дозволить отримувати дані для підготовки паперових документів, що відправляються звичайною поштою.


Надійність і безпека

  • Надійне зберігання документів – наявність систем резервного копіювання і відновлення даних
  • Виключення зносу/втрат оригіналів паперових документів
  • Забезпечення цілісності інформації, у тому числі можливість зберігання всіх версій документів
  • Можливість шифрування
  • Регламентація прав доступу до документів
  • Можливість відновлення і перегляду архівних віддалених документів
  • Реєстрація та зберігання всіх дій із конкретним документом (хто, коли і які дії чинив)
  • Захист від несанкціонованого доступу до документів, умисного або випадкового знищення інформації.

Це не повний перелік всіх можливостей і технічних особливостей архіву електронної документації. При розробці електронного архіву фахівці враховують вимоги конкретної організації. Компанія «Софт Експаншен Україна» пропонує створення електронних архівів на базі платформ Alfresco, Docsvision, EMC Documentum, Microsoft SharePoint.

 

 

Форма заявки


Дізнайтеся вартість автоматизації вашого проекту вже сьогодні


РІШЕННЯ І ПОСЛУГИ