Електронний документообіг - Soft Xpansion Ukraine
Отримати консультацію: +380 43 250-71-40
Замовити зворотній дзвінок


Сучасний електронний документообіг – це автоматизація процесів, пов’язаних зі створенням документів, їх узгодженням, затвердженням, ознайомленням із ними, виконанням доручень і контролем проходження документа по всіх заданих стадіях. Крім того, електронний документообіг забезпечує обробку, централізоване і надійне зберігання документів і структурований доступ до електронного архіву.

Відсутність єдиної системи управління документами й орієнтація на автоматизацію лише певних функцій зберігання документів спричиняє проблеми, які завдають підприємствам прямі фінансові збитки:

  • Непродуктивна трата часу на пошук документів: 60-80% працівників не можуть знайти інформацію, яка їм потрібна для роботи
  • Збитки через повторне виконання робіт – до 70% інформації створюється повторно
  • Прийняття рішень в умовах неповноти інформації
  • Труднощі підтримки документації в актуальному вигляді
  • Витрати на утримання великих архівних площ, незадовільні умови зберігання, втрата документів або їх занепад
  • Відсутність можливості оперативного доступу до документів віддалених користувачів
  • Неможливо систематизувати зберігання і відстежувати версії документів

Основні переваги електронного документообігу:

  • Швидка і якісна обробка вхідної, внутрішньої та вихідної документації
  • Прискорення процесів проходження та узгодження документів всередині організації
  • Скорочення помилок у роботі з документами
  • Можливість постановки на контроль певного документа, групи документів, виконання доручень та ін.
  • Широкі аналітичні можливості за параметрами, що задаються або налаштовуються
  • Можливість групової роботи (у тому числі й віддалених користувачів)
  • Можливість криптографічного захисту даних при пересиланні (захист даних від змін під час передавання)
  • Можливість використання електронного цифрового підпису вже сьогодні (у межах організації) для точної ідентифікації документа і підтвердження його цілісності
  • Істотне скорочення витрат на підготовку вихідної документації (у тому числі великої кількості документів для розсилки клієнтам або партнерам)

Рішення компанії «Софт Експаншен Україна» дозволяють оптимізувати та автоматизувати всі процеси, пов’язані зі створенням документів, їх узгодженням, затвердженням, ознайомленням, виконанням доручень і контролем проходження документа по всіх заданих стадіях. Наші рішення базуються на концепції єдиного інформаційного простору і дозволяють створити уніфіковану систему роботи з будь-яким умістом в найрізноманітних форматах:

  • Організація захищеного електронного архіву документів
  • Автоматизація процесів загального діловодства (обробка вхідних, вихідних, внутрішніх документів)
  • Автоматизація договірної діяльності
  • Автоматизація процесу узгодження документів
  • Оптимізація процесу обслуговування запитів клієнтів
  • Автоматизація документообігу, пов’язаного з процесами продажів і закупівель
  • Автоматизація діловодства, пов’язаного з виробничими процесами
  • Оптимізація процесів накладення резолюцій, видачі доручень
  • Контроль виконавської дисципліни (автоматичні звіти щодо виконання доручень)
  • Оптимізація процесів обробки заявок (Service-Desk, заявки на продукцію, МТЦ і ін.)
  • Оптимізація взаємовідносин із постачальниками і клієнтами
  • Сканування, оцифрування, розпізнання та імпорт документів
  • Ведення архівів, управління технічною, конструкторською, проектною документацією
  • Електронно-цифровий підпис і шифрування
  • Інтеграція систем електронного документообігу з іншими інформаційними системами підприємства
  • Автоматизація кадрового діловодства та ін.

Упровадження системи електронного документообігу дозволить:

  • Істотно знизити витрати на створення, обробку та зберігання документації
  • Прискорити розробку нової продукції або модернізацію наявної
  • Підвищити ефективність роботи співробітників
  • Прискорити процеси узгодження та затвердження документів і отримання конкретного результату – якісної проектної документації
  • Забезпечити швидкий пошук і зручний доступ до потрібної інформації
  • Максимально підвищити віддачу від уже створеного змісту (повторне використання)
  • Поліпшити якість документації і скоротити кількість помилок
  • Забезпечити безпеку і надійність зберігання інформації
  • Організувати ефективне управління документацією між філіями організації
  • Забезпечити колективну роботу всередині компанії, з замовниками, підрядниками, постачальниками
  • Підвищити керованість компанії

Компанія «Софт Експаншен Україна» пропонує системи електронного документообігу на базі платформ Alfresco, Docsvision, EMC Documentum, Microsoft SharePoint.

Компанія «Софт Експаншен Україна» виконує повний цикл упровадження та здійснює технічну підтримку як типових рішень щодо автоматизації електронного документообігу, так і виконує роботи з розробки або адаптації пропонованих систем під специфіку організації.

Форма заявки


Дізнайтеся вартість автоматизації вашого проекту вже сьогодні