Soft Xpansion Ukraine завершила перший етап впровадження електронного юридично значущого документообігу в компанії Кернел
Отримати консультацію: +380 43 250-71-40
Замовити зворотній дзвінок
Soft Xpansion Ukraine завершила перший етап впровадження електронного юридично значущого документообігу в компанії Кернел

 

Компанія Soft Xpansion Ukraine успішно завершила перший етап впровадження системи електронного документообігу, включаючи юридично значущий документообіг, на платформах Microsoft Office 365 і K2 в компанії Кернел.

Спільно з компанією «Документ.онлайн» впроваджені процедури юридично значущого документообігу між юрособами компанії, що дозволило істотно скоротити терміни погодження та підписання документів, стандартизувати ці процеси, а також позбутися логістичних витрат на переміщення паперових копій між територіально розподіленими офісами.

Рішення дозволяє здійснювати погодження документів, використовуючи всі сучасні канали, реалізований адаптивний дизайн, який повністю покриває всі можливості системи, що дозволяє обробляти завдання з поштових клієнтів і в месенджері Telegram (це особливо актуально для співробітників компанії, які працюють поза офісом).

У межах впровадження системи документообігу було створено єдиний інформаційний простір для колективної роботи співробітників, автоматизовані погоджувальні процеси, робота з рекомендаціями внутрішнього аудиту, НR-процедури й управлінський документообіг, створені архіви нормативно-довідкової інформації, юридичних документів і судових справ.
Автоматизовано більше десятка типових заявок співробітників (замовлення обідів, переговорних кімнат, авто, погодження відряджень тощо), створений механізм універсального погодження, що надає користувачам системи гнучкий інструмент для автоматизації повсякденних робочих завдань без програмування.

«Ми вважаємо, що будь-яке впровадження програмних рішень має приносити нашим замовникам чіткий управлінський і фінансовий результат: економити час і гроші, позитивно впливати на продуктивність і якість, підвищувати ефективність управління, гарантувати безпеку бізнес-процесів. Упевнені, що успішно впоралися з цим завданням», – констатував генеральний директор компанії Soft Xpansion Ukraine Едуард Продєдович.

Єдиною точкою входу в інформаційний простір підприємства є персональний кабінет співробітника, що включає:

  • Засоби агрегованого пошуку по всіх інформаційних ресурсах компанії, включаючи внутрішній портал, архіви, організаційну структуру підприємства, особисті документи;
  • Консолідований список задач і завдань, призначених співробітнику, з можливістю відслідковувати терміни виконання й виконавську дисципліну;
  • Загальний список завдань і процесів, що перебувають на контролі у співробітника;
  • Загальний корпоративний каталог бізнес-процесів і заявок, доступних для співробітника залежно від його повноважень;
  • HR-модуль: блок інформації про кар’єру, дані про підпорядкованість співробітника, стратегічні завдання.

Рішення широко використовує базові можливості, що надаються платформою Office 365: колективну роботу з документами, персональні й загальні календарі, корпоративну соціальну мережу Yammer. Підсистема аналітичної звітності реалізована засобами Microsoft Power BI, що також є частиною платформи Office 365.

Модулі системи тісно інтегровані в корпоративний ландшафт підприємства: реалізовані інтеграції з ERP-системою Navision, бухгалтерськими модулями 1С, системою управління проектною діяльністю на платформі JIRA, корпоративними довідниками та каталогами.

Як підкреслили в компанії Кернел, класичні системи документообігу не в змозі забезпечувати потреби бізнесу, що динамічно розвивається. Впровадження інноваційного рішення на базі хмарної платформи Microsoft Office 365 покликане істотно збільшити швидкість і якість прийняття управлінських рішень, забезпечити прозорість, стандартизацію та контроль виконання бізнес-процесів, а також можливість їх послідовної оптимізації. По завершенні першого етапу проекту були досягнуті помітні результати щодо скорочення часу виконання погоджувальних процедур. Зокрема, після впровадження юридично значущого документообігу час погодження та підписання для деяких типів документів було скорочено в середньому з 2—3 тижнів до 2 днів, виключені випадки втрати документів і логістичні витрати. Подальший розвиток системи передбачає автоматизацію проектної роботи компанії, розширення каталогу автоматизованих бізнес-процесів і автоматизацію діяльності структурних підрозділів компанії.

Довідка про Кернел
Кернел – найбільший у світі виробник і експортер соняшникової олії, провідний виробник і постачальник сільськогосподарської продукції з регіону Чорноморського басейну на світові ринки. На його частку припадає близько 8 % світового виробництва соняшникової олії. Продукцію компанія поставляє більш ніж у 60 країн світу.